Проведение совещания оформляется протоколом, который подписывают все члены комиссии. 3 протоколом знакомится руководство предприятия, визирует его и согласовывает с комиссией срок подготовки отчета о проверке.
Все организации, где хранится протокол по результатам проверки, должны обеспечить неразглашение конфиденциальной информации относительно результатов проверки.
Отчет о проверке подготавливает комиссия под руководством главного аудитора. При этом каждый аудитор подает отчет о состоянии тех элементов системы качества предприятия, которые он проверял. Отчет подписывают все члены комиссии.
Главный аудитор утверждает отчет и несет ответственность за его достоверность и полноту.
Отчет должен содержать:
— общие сведения о предприятии-заявителя (назову, адрес, банковские реквизиты) и об органе из сертификации (назову, адрес, банковские реквизиты, регистрационный номер аттестата аккредитации органа);
— сведения об основаниях для проведения проверки, о цели, задании и масштабах проверки, об экспертах;
— перечень основных документов, на соответствие которым осуществлялась проверка;
— сведения о программе проверки;
— результаты предыдущей оценки и вывод за ними;
— характеристику фактического состояния объектов проверки;
— замечание относительно несоответствий;
— выводы комиссии относительно соответствия (несоответствия) системы качества требованиям нормативных документов;
— указание относительно конфиденциальности информации, которая использована в отчете;